Soovitatav on juba üritust ette valmistades osalejailt küsida, kas neil on vaja suulist tõlget. Kui on vaja, tuleb järgmisena kindlaks teha, millistesse keeltesse. Kui jutt on väikesest inimrühmast, keda saab paigutada ühe laua äärde (kuni 10 inimest), sobib täiesti sosintõlge. Kui tõlget on vaja rohkem kui poolele osalejaist ja ürituse formaat võimaldab, võib kasutada järeltõlget. Aga seejuures tuleb arvestada, et üritus kestab umbes kaks korda kauem. Kui ürituse kava on piisavalt tihe või on vaja tõlget mitmesse keelde, siis on optimaalne sünkroontõlge. Seejuures peab tõlkeks ettenähtud kabiine olema sama palju kui keeli. Auditoorium võib sünkroontõlke puhul olla kuitahes suur, sest tõlkimiseks kasutatakse eriseadmeid, mille rentimisel peab vaid teadma, kui palju on vaja spetsiaalseid kõrvaklappe.

Tõlgil tuleb valmistuda ürituseks samal määral kui sellest osavõtjail. Suulise tõlke kvaliteet sõltub otseselt sellest, mil määral te annate tõlkidele võimaluse selliseks ettevalmistuseks. Oluline on siinkohal aeg. Kõigepealt tasub suulise tõlke teenus tellida kohe, kui saab teatavaks, et seda on vaja – soovitatavalt vähemalt kaks nädalat enne üritust. See annab parema kindluse, et see tõlk, kes teie teemat kõige paremini tunneb, saab sel päeval teie üritusele tulla. Pärast tõlke tellimist on soovitatav saata meile võimalikult kiiresti informatsioon ürituse kohta koos materjalidega, mida seal kasutatakse. See vähendab juhuslikkust, sest tõlk saab sel juhul põhjalikumalt tutvuda terminitega, mida ürituses osalejad kasutavad. See on kõige olulisem erialaüritustel, kus kasutatakse palju erialasõnavara. Samuti tuleb arvestada, et pikema kestusega tõlkeks on nõutav kahe tõlgi kohalolek, mis mõjutab töö maksumust.

Parim töö on see, mille tegemiseks on tegijal piisavalt aega. Kui teil on aega, siis küsige tõlkijalt, kui kiiresti ta jõuab teksti tõlkida. Kui aga aega on vähe, siis teatage sellest varakult ja määrake tähtaeg. Siis jõuab tõlkija oma töö niimoodi ümber korraldada, et ta jõuab kiiremad tõlked enne teha.Saatke tõlkimiseks kinnitatud lõpptekstid. Aeg-ajalt tuleb ette, et tõlkija on töö juba lõpetanud, aga tellijal on vaja veel tekstis parandusi teha.

Kui tellija saadab parandused palvega need tõlkida, siis käsitleme neid täiendusi uue tellimusena.

Seda on lihtne selgitada näidete varal. Näiteks võib sõna-sõnalt tõlkida vanasõna „üheksa korda mõõda, üks kord lõika“, aga see ei tähenda veel, et seda vanasõna teises keeles samamoodi väljendatakse. Tõlge on selle fraasi täpne koopia nõutavas keeles. Lokalisatsioon tähendab sellise fraasi leidmist, milles võidakse kasutada teise tähendusega sõnu, säilitades täielikult öeldu mõtte ja konteksti.